Stichting Youth for Christ verhuisde onlangs vanuit Driebergen naar Utrecht. Naast de ICT-apparatuur verhuisde ISO Groep als vaste werkplek leverancier ook de telefoons en printers naar het nieuwe adres. We praten met Reinier Tams Teamleider Facilitair, over de impact van de verhuizing en het gewenste resultaat: ‘We zijn overgestapt naar de cloud en ISO Groep zorgde ervoor dat alles op het geplande tijdstip weer probleemloos draaide.’
Stichting Youth for Christ is een missionaire beweging van jongeren en jongerenwerkers. Youth for Christ Nederland is onderdeel van YfC international, een non-profit organisatie die actief is in 130 landen met tienduizenden medewerkers. Reinier: ‘We hebben ons centrale kantoor in Utrecht en 16 lokale jongerencentra in het land. Daarnaast ondersteunen wij ruim 60 vrijwilligersinitiatieven (LifeSpots) door het hele land. Door onze lokale aanpak bereiken we dagelijks duizenden jongeren.’
‘Ik werk nu drie jaar bij Youth for Christ. Mijn werk is in die tijd sterk veranderd. We hebben 40 jaar lang op de Lindenhorst gezeten, een karakteristiek landgoed met 1500 m2 kantoor- en vergaderruimte. Daar stuurde ik een team aan dat verantwoordelijk was voor allerhande onderhoud aan dit monumentale pand en het bijbehorend landgoed. Mijn grootste project vorig jaar was de verhuizing naar Utrecht. Wij beschikken hier over ongeveer 200 m2 kantoor bij het Landelijk diensten Centrum (LDC) van de Protestante Kerk in Nederland (PKN). Dit is een strategische keuze. Ondertussen zijn we al aardig gewend op onze nieuwe plek.’
‘Iedereen die wel eens verhuisd is, weet dat je dit goed moet voorbereiden. Samen met mijn vaste ISO Groep engineer Marnix den Ouden hebben we eerst geïnventariseerd wat nodig is voor een succesvolle verhuizing van de ICT van alle 29 werkplekken, telefoontoestellen en drie Kyocera printers. Vooraf hebben we ook goed nagedacht over de beveiliging van het netwerken de bestanden. Na de verhuizing hebben we samen alles in het oude pand binnen één dag ontkoppeld. In tussentijd is de cloud ingericht en kregen verschillende collega’s een nieuwe laptop met Office 365 en Windows 10. De verhuizing is volgens plan verlopen en op het nieuwe kantoor is alles naar wens aangesloten. We beschikken nu over 15 flexplekken met monitor. Binnen twee dagen werkte alle ICT, telefonie en de overgebleven printunit weer vlekkeloos.’
‘Zonder internet kunnen we niet. Veilig werkend internet is voor ons het belangrijkste in de totale dienstverlening. Ik kijk terug op een soepele switch van onze hardware. Het was goed dat we van tevoren al de laptops met Office 365 hebben uitgegeven. Marnix heeft dit perfect voorbereid met behulp van Intune. Na aanleg van de nieuwe patchpunten en het aansluiten van de beeldschermen op de nieuwe ICT-infrastructuur hebben we ook tijd uitgetrokken om iedereen te vertellen hoe alles werkte. Alle medewerkers van Youth for Christ konden vrij snel weer hun werk hervatten. Mede dankzij het werk van ISO en de samenwerking met het LDC van de PKN.’
‘Voor een stichting als de onze is het belangrijk om niet teveel geld uit te geven, maar wel professioneel te werken. We praten periodiek over wat binnen de begrootte uren mogelijk is. Zo wisselen we informatie uit tussen besturen, vrijwilligers en andere partijen. We weten dat we de mogelijkheden, die Sharepoint en Onedrive daarvoor bieden, nog niet volledig benutten. Het plan is om het komende jaar deze mogelijkheden tegen het licht te houden en samen te kijken hoe we dit nog beter en efficiënter kunnen gebruiken. Het doel is om kennis te verzamelen en deze kennis te gebruiken om de club verder te helpen. Hierbij is de expertise van ISO van belang. Jullie kennen Youth for Christ, dragen deze club een warm hart toe en denken altijd met ons mee.’
‘Enerzijds ben ik nu nog bezig met het organiseren van het staartje van de verhuizing, anderzijds ben ik vooruit aan het kijken naar projecten die op stapel staan. Ik hoop en verwacht dat we in de toekomst de krachten op facilitair gebied steeds meer zullen bundelen met anderen. Intern zijn veel zaken al goed geregeld, zoals bijvoorbeeld repro werk. Verder is de wens om komend jaar alle 16 lokale afdelingen te bezoeken, om te kijken of we op ICT vlak beter samen kunnen werken en de kracht van ons netwerk meer kunnen benutten.’
‘En mocht het een keer niet werken, dan pakken jullie dat vlot op. Dat geldt zowel voor werkplek incidenten als voor een storing op printers. Sinds enkele jaren hebben we ook ons tweedelijns support geoutsourcet bij jullie. Indertijd hebben we een inschatting gemaakt hoeveel uren ondersteuning we nodig hebben en gemiddeld genomen klopt dat exact.’
Reinier Tams, Stichting Youth for Christ, ‘ISO Groep zorgde ervoor dat alles op het geplande tijdstip weer vlekkeloos draaide.’
