Wanneer twee accountantskantoren een fusie met elkaar aangaan, zijn er behoorlijk wat organisatorische uitdagingen. In een omgeving waar van oudsher veel geprint, gekopieerd en gescand wordt, is het managen van het printerpark een niet te onderschatten klus. ISO Groep mocht een belangrijke rol spelen in het samenvoegen, vervangen en op elkaar afstemmen van twee machineparken.
Moore MKW is een vooraanstaand accountants- en adviesbureau dat ondernemers ondersteunt met financiële, fiscale en organisatorische expertise. Met een team van ruim 1.000 medewerkers, verdeeld over 17 vestigingen, is de organisatie het resultaat van een fusie tussen Moore MTH en Kroese Wevers. De accountants en adviseurs van Moore MKW bieden een breed scala aan diensten, waaronder accountancy, audit, belastingadvies, subsidieadvies, corporate finance, personeels- en salarisadvies en ondersteuning bij internationaal ondernemen. Zo helpen zij ondernemers in iedere fase van het ondernemerschap: van zaken doen op Hollandse bodem tot internationaal succesvol worden.
Na de fusie van de twee ondernemingen is men begonnen met het samenvoegen en vereenvoudigen van allerlei facilitaire zaken. Het beheer van de printers, copiers en scanners is daar een aspect van. Het bestaande printerpark is versnipperd, met verschillende merken en modellen per locatie. Dit zorgt voor inefficiëntie en hoge kosten. Medewerkers hebben te maken met verschillende aanspreekpunten voor service en onderhoud. Op sommige locaties zijn zowel printers/copiers als aparte heavy duty scanners aanwezig, aangezien in de accountancypraktijk het nogal eens voorkomt dat de boekhouding van klanten op papier wordt aangeleverd.
De strategische wens is om meer synergie te creëren en processen te stroomlijnen. De eisen zijn helder:
Besloten wordt om een pitch uit te schrijven waaraan alleen de twee bestaande servicepartners mogen meedoen. Men is immers in principe tevreden over elk van de partijen. Op verschillende criteria worden de twee vergeleken en de diverse locaties worden uitgebreid gevraagd naar hun eerdere ervaringen. Doel is om uiteindelijk één preferred supplier aan te wijzen die de hele fusie-organisatie mag bedienen.
Om het proces professioneel te begeleiden stelt Moore MKW een onafhankelijke projectleider aan, die inventariseert welke behoeften er zijn en die samen met een stuurgroep de uiteindelijke keuze mag maken.
Na een uitgebreide inventarisatie is de keuze uiteindelijk gevallen op één model mfp: de KYOCERA TASKalfa 5054ci multifunctional, geleverd en beheerd door ISO Groep. Deze in totaal 48 exemplaren voldoen aan de belangrijkste eisen: hoge scansnelheid, betrouwbaarheid en een duurzaam ontwerp. Met name de hoge scansnelheid is een belangrijk criterium, gezien de grote hoeveelheden papieren administratie van cliënten.
Het totaal aantal machines is gereduceerd door de inzet van multifunctionals op elke locatie. Dat scheelt in kosten en in beheer.
Daarnaast wordt de MyQ printoplossing geïmplementeerd, waarmee gebruikers printopdrachten met een pincode kunnen vrijgeven. Dit waarborgt de vertrouwelijkheid van documenten en voorkomt dat onbeheerde afdrukken achterblijven. ISO Groep zorgt bovendien voor een soepele installatie en levert uitgebreide ondersteuning aan medewerkers.
De samenwerking tussen KYOCERA en ISO Groep blijkt cruciaal. ISO Groep biedt niet alleen technische expertise, maar reageert ook snel op vragen en levert proactieve service.
Het hele proces heeft uiteindelijk ongeveer vijf maanden geduurd en resulteert in de volgende voordelen voor Moore MKW:
Martijn van Eijk, Manager IT Operations bij Moore MKW:
Printmanagement bij accountantskantoor geoptimaliseerd.
“Dankzij de aanpak van ISO Groep en de betrouwbaarheid van KYOCERA zijn wij volledig ontzorgd. De nieuwe oplossing biedt niet alleen kostenvoordelen, maar verhoogt ook onze efficiëntie. Doelgericht én klantgericht!”
