Bij het Hoeksch Lyceum en het Actief College in Oud-Beijerland weet men wat de gevolgen kunnen zijn van printen zonder enige registratie of toezicht. Daarom was de installatie van PaperCut, een follow me print oplossing, een uiterst zinvolle investering, waarmee in één klap meerdere problemen werden opgelost. ISO Groep uit Haaften heeft als KYOCERA partner deze software bij beide scholen geïnstalleerd, en sindsdien wordt elke afdruk op de KYOCERA-machines nauwkeurig geregistreerd.
Het Hoeksch Lyceum (MAVO, HAVO, Atheneum en Gymnasium) en het Actief College (VMBO) zijn twee middelbare scholen in Oud-Beijerland, die samen onderwijs bieden aan zo’n 1750 leerlingen in de Hoeksche Waard. Het Hoeksch Lyceum kent een historie van inmiddels 100 jaar, en beide scholen zijn een begrip in de regio. De scholen vallen onder het centrale bestuur van de Stichting OVO Hoeksche Waard.
Zoals bij zoveel organisaties kenden de scholen een historie van diverse kleinere printers verspreid over het hele gebouw. Er werd veel geprint, maar weinig geregistreerd. Na een grootscheepse hardware-vervanging, waarbij ruim 30 printers zijn vervangen door 7 nieuwe mfp’s, is al een nieuwe basis gelegd met de nodige kostenbesparingen. Maar de scholen zien ruimte voor verdere verbetering.
Op de scholen wordt een aanzienlijk printvolume gedraaid. Het afdrukken van cijferlijsten, roosters, proefwerken, huiswerk en lesmateriaal zorgt voor grote papierstromen. Maar tot op dat moment wordt nog maar weinig gedaan aan registratie van gemaakte afdrukken. Inzicht in wie verantwoordelijk is voor welke aantallen prints is er niet. Terwijl de afdrukken toch een substantiële kostenpost voor de scholen vormt.
Vanuit de organisatie wordt de wens steeds sterker om het printgedrag in kaart te brengen. ISO Groep draagt hiervoor een handige oplossing aan en installeert PaperCut op de mfp’s van beide scholen. PaperCut is efficiënte software waarmee alle prints van de organisatie in kaart worden gebracht. Gebruikers moeten zich voortaan identificeren bij de printers door middel van een cijfercode. Zo maakt PaperCut inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor hoeveel prints en kopieën, uitgesplitst in kleur en zwart wit, en per machine.
Bovendien heeft de school de toegang tot het schoolnetwerk voor leerlingen flink gereduceerd. Zij mogen nog wel printen naar de mfp’s op school, maar rekenen dit af uit hun persoonlijke printtegoed.
De implementatie van PaperCut heeft gezorgd voor een aantal positieve resultaten. Allereerst wordt eenvoudig inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor welk volume aan prints en kopieën. Bovendien wordt duidelijk wie veel afdrukken in kleur maken. Slimme en gebruiksvriendelijke analysetools zorgen voor nog veel meer inzicht. Gebruikers worden regelmatig op de hoogte gebracht van hun printgedrag, en dat zorgt voor een bewustwordingsproces bij alle medewerkers. Er wordt minder geprint, en daarmee wordt bespaard op inkt en papier. De organisatie heeft met deze printer follow me maatregelen in een jaar tijd zo’n 6000 Euro bespaard op printkosten.
Ineke Termeer, Hoeksch Lyceum
“De software is uitermate gebruiksvriendelijk en biedt vele handige tools om printgedrag in kaart te brengen. De behaalde kostenbesparing is substantieel en op het altijd beperkte budget van een middelbare school is dit zeer welkom. ISO Groep heeft ons hierin prima ondersteund.”
