“Finance heeft mijn hart,” vertelt Jaap Hak, Controller bij BVD advocaten. Het is niet gek voor iemand met die functie om goed op de kosten te letten. Kostenefficiëntie was een reden om met ISO Groep in zee te gaan, maar hij geeft aan dat er meer is wat hij waardeert. “Ik ervaar dat ik gehoord word. Verder zijn jullie zeer benaderbaar en worden we direct geholpen.” Hoogtepunt van die jarenlange samenwerking met ISO Groep noemt Jaap het duurzame persoonlijke contact. Ontdek hoe ISO Groep BVD advocaten hielp bij het maken van een digitaliseringsslag.
Als verantwoordelijke voor de portefeuilles verzekeringen, IT en Contractbeheer reproservices-telefonie kwam hij in 2010 in aanraking met Kees Thoutenhoofd van ISO Groep. “We dronken een kop koffie, ik weet niet eens meer precies wie de ander als eerste uitnodigde, maar zo is de samenwerking gestart met twee kleine kopieermachines. Kort daarna is het hele contract overgenomen van Veenman. We hadden toen nog veel decentrale printers, de meeste medewerkers hebben een eigen werkkamer en ook een eigen printer. Later is het printpark gecentraliseerd met enkele grote(re) machines. Door de jaren heen heeft ISO Groep goed meebewogen met onze wensen. Soms was er extra flexibiliteit nodig, omdat we een vestiging gingen starten of juist afbouwen.”
“Want we zijn in de afgelopen tientallen jaren uitgegroeid tot een advocatenkantoor met zo’n 55 medewerkers en hebben vestigingen in Barneveld, Hardinxveld-Giessendam, Kampen en Veenendaal.” Alle BVD advocaten geloven dat recht vooral gedaan moet worden. Of ze nu een reorganisatie uitvoeren, een zorgbestuurder adviseren, een bouwzaak begeleiden of een contract opstellen. In woord én daad. Het liefst in overleg met de wederpartij en anders in procedure. BVD advocaten heeft veel expertise in huis over de aannemerij, de bouw, retail, het onderwijs en de zorg. Maar ook particulieren kunnen er terecht voor familierecht en letselschade.
Digitalisering is niet meer weg te denken in onze samenleving. We winkelen en regelen bankzaken online en communiceren digitaal met overheidsinstanties. Ook voor rechtzoekenden en juridisch professionals is digitale toegang tot de rechtspraak gewenst. “Bij digitalisering in de advocatuur denk ik terug aan de grote digitaliseringsoperatie van de Raad voor de Rechtspraak, het project Kwaliteit En Innovatie rechterlijke macht (KEI)”. Hierbij werd het digitaal verzenden van documenten verplicht gesteld. KEI zou digitaal procederen in de rechtspraak mogelijk moeten maken en werkprocessen automatiseren. “Dat project is uitgelopen op een drama, maar het was voor ons wel aanleiding om door te gaan in de verdere digitaliseringsslag.”
“Ondertussen hebben wij een grote efficiencyslag gemaakt. Zowel in onze bedrijfsprocessen (declaratieproces) als in de eigen werkomgeving (waar in het verleden aan het opstellen van de maand- en jaarrapportage de nodige tijd moest worden besteed, heb ik nu real-time inzicht in alle (financiële) rapportages). Ondanks de groei van de organisatie meer doen in hetzelfde (of minder) aantal werkuren.”
Het hele printerpark van BVD advocaten wordt continu gemonitord, geüpdatet en problemen worden opgelost, zonder dat ze daar zelf iets voor hoeven te doen. Daar zorgt Kyocera Fleet Services voor. De Fleetmanager geeft real-time inzichten in de prestaties van alle printers en meldt storingen als deze plaatsvinden. Meestal worden die dan op afstand verholpen. “Ik merk dat deze proactieve benadering van printbeheer zorgt voor meer inzicht in verbruik en minder downtime. Dat is prettig, want dan kunnen wij gewoon doorwerken.”
Veiligheid is een belangrijk punt van zorg in de huidige digitale wereld. “De advocatuur stelt hoge eisen aan veiligheid, daarom verwachten wij ook van onze partners dat ze de lat hoog leggen.” De apparatuur en gegevens van BVD advocaten zijn beschermd met de nieuwste beveiligingsprotocollen en voorzien van de laatste firmware. Dit beschermt niet alleen gevoelige informatie, maar zorgt ook voor naleving van de veranderende regelgeving omtrent gegevensbescherming.
Daarnaast vindt Jaap het prettig om het verbruik van papier en toners per vestiging te kunnen monitoren in de Fleetmanager. “Ik weet real time exact hoeveel afdrukken er per vestiging wordt gemaakt. Voor kleur betalen we een staffel tarief, anders dan voor zwart-wit prints. Daardoor heeft de ene vestiging waar bijvoorbeeld veel zaken in het rechtsgebied bouwrecht worden behandeld hogere afdrukkosten dan de andere vestiging, door het relatief hoge aantal kleuren afdrukken. Overigens is de hoeveelheid kopieën door de jaren heen door de digitalisering significant gedaald.”
Digitalisering daarentegen heeft een enorme vlucht genomen. Voorheen werden alle inkomende facturen, correspondentie van cliënten en derden enzovoorts, veelal vanaf de multifunctionals gescand. Op deze machines is het programma ScannerVision van Kyocera geïnstalleerd, waarmee de gescande documenten rechtstreeks naar de dossiers verzonden en opgeslagen worden.
“We zoeken nog wel naar een efficiënte(re) manier om grote opdrachten te scannen, waarbij we met name tegen de maximum grootte qua Mb van het gescande document aanlopen. Gescande opdrachten >25 Mb moeten voor een goede verwerking helaas worden ‘geknipt’. De invoer handelingen zouden wat ons betreft ook moeten worden vereenvoudigd. Inmiddels gebruiken we een Praktijk Management Systeem, NEXTmatters van NEXTlegal, waardoor onze documentstromen automatisch digitaal worden verwerkt, en het scannen met de MFC’s wat minder noodzakelijk is geworden.”
Binnen IT zijn er continue nieuwe ontwikkelingen. Zo blijft er altijd wat om te wensen en om aan te werken. “Het gevaar is dat de IT-structuur gefragmenteerd raakt door te werken met (weliswaar goede) losse oplossingen; naast het eerder genoemde praktijkmanagementsysteem en het daarmee gekoppelde Outlook, gebruiken wij onder andere Aangetekend mailen en digitaal ondertekenen met DocuSign. Dat zou kunnen worden gestroomlijnd. Ook zouden we wellicht nog efficiënter kunnen werken. Neem bijvoorbeeld nummerherkenning, waarbij inkomende en uitgaande telefoongesprekken automatisch gekoppeld kunnen worden aan een dossier. Of het consequent(er) gebruik maken van de timerfunctie waarmee de geregistreerde tijd van de medewerker direct in het dossier kan worden vastgelegd. Daar kunnen we de komende jaren nog stappen in maken.”
Natuurlijk blijft Jaap daarbij steeds de kosten in de gaten houden. “Automatisering is een serieuze post in de bedrijfskosten. We investeren veel om onder andere ook onze IT-security op het vereiste peil te houden. We werken momenteel met hostingdiensten, na jaren de servers in eigen beheer te hebben gehad; aan beiden hangt een prijskaartje. Het kostenaspect zal ook in de toekomst medebepalend zijn in onze keuzes bij de inrichting van onze IT-systemen en het beheer ervan.”
Jaap Hak, Controller bij BVD advocaten
“Ik ervaar dat ik gehoord word. Verder zijn jullie zeer benaderbaar en worden we direct geholpen.”
