Het partijbureau van de ChristenUnie heeft het werken met Teams omarmd. Laat je inspireren. Ontdek hoe zij, samen met onze ISO Groep consultant, stappen zetten om steeds slimmer, makkelijker en veiliger te werken binnen de vele mogelijkheden die Microsoft 365 biedt.
Eind 2020 maakte het partijbureau van de ChristenUnie de overstap naar Microsoft 365 in de cloud. Wienanda de Rijke, Officemanager, was indertijd betrokken bij de implementatie. “Al snel snapte ik hoe Microsoft 365 werkte. Nu fungeer ik als schakel tussen het vertalen van de gebruikerswensen van mijn collega’s en ISO Groep die het systeem functioneel beheert.”
“Ik geniet ervan om die schakelpositie te hebben. Inmiddels zijn we twee jaar verder en is dit één van mijn vaste taken. Als mijn collega’s ergens tegenaan lopen, vertellen ze het mij. Ik kan steeds beter inschatten wat we zelf kunnen en waarbij we hulp nodig hebben. Andersom komt jullie consultant vanuit de beheer- en onderhoudskant van Microsoft 365 zelf ook met advies. Jullie helpen ons om bij de les te blijven. Binnenkort ga ik een SharePoint training doen en hoop ik een nog betere gesprekspartner te worden.”
“Voordat we met Microsoft 365 in de cloud werkten, waren er wat hindernissen. Teams was er wel, maar het werkte niet samen met de cloud. Je kon dus niet samenwerken in documenten. Thuiswerken was niet gebruikelijk en lokaal hadden we geen camera en microfoon beschikbaar. Toen kwam corona langs dat maakte thuiswerken en goed samen kunnen werken urgent. Samen met ISO Groep hebben we toen Microsoft 365 ingeregeld. Na een starttraining hebben we Teams snel geadopteerd. We gebruiken nu zelfs een nieuw werkwoord voor het samenwerken in Teams; Teamsen.”
Duizenden ledenadressen, vertrouwelijke documenten en financiële gegevens van de ChristenUnie. Dagelijks werken de medewerkers van het partijbureau met gevoelige gegevens. Logisch dat de partij goed nadenkt bij keuzes rondom beveiliging.
Wienanda geeft een tip: “Start je met Microsoft 365? Denk dan goed na over hoe je wilt samenwerken, waar je informatie wilt opslaan en hoe je wilt communiceren. SharePoint zetten we organisatie breed in. Van nieuwsberichten tot beleidsdocumenten. Medewerkers kunnen hier belangrijke informatie over de organisatie terugvinden. Er is een SharePoint bibliotheek gekoppeld aan Teams. Op OneDrive slaan we onze eigen documenten op, dit is een persoonlijke map waar je alleen zelf bij kunt.”
“Binnen Microsoft 365 is er sinds kort ook een werkplek reserveringstool ingebouwd. Met deze optie kun je snel en eenvoudig zien welke werkplekken er vrij zijn, om er dan direct één te reserveren. Via de werkplek reserveringsmodule kan je makkelijk een werkplek boeken vanaf je desktop (thuis) of Teams-app op je smartphone. De module is ook toegevoegd aan de introductiepagina op SharePoint. We hopen binnenkort te verhuizen en dan gaat deze module goed van pas komen.”
“Het zou een logische volgende stap zijn om in de toekomst ook Teams telefonie te gaan gebruiken. We hoeven dan ook geen vaste telefoons meer op de bureaus te hebben, bellen en gebeld worden kan dan helemaal via Teams. Hoe dat voor ons het beste werkt, zijn we nu nog aan het onderzoeken. Er zijn nog wat specifieke zaken die we moeten uitpluizen. Onze deurbel met intercom loopt ook over de telefoonlijn en die moet het natuurlijk wel blijven doen.”
Wienanda de Rijke, Officemanager bij het partijbureau van de ChristenUnie in Amersfoort:
“Sinds 2016 werken de ChristenUnie en ISO Groep al samen. We weten precies wat we aan elkaar hebben.”
