Veel bedrijven gebruiken Microsoft SharePoint als centrale opslagplaats voor beeldmateriaal en documenten. Denk aan foto’s van projecten of productafbeeldingen. Deze bestanden nemen vaak veel ruimte in beslag, terwijl de meeste ervan zelden worden bekeken en aangepast nadat ze zijn opgeslagen. Dat is niet alleen inefficiënt, maar kan ook leiden tot hoge kosten voor online opslag.
Hoe houd je je SharePoint-omgeving overzichtelijk en betaalbaar?
Onze slimme Virtual Assistent (VA) die alles weet van SharePoint neemt al het werk uit handen.
Daarom introduceert ISO Groep een slimme oplossing: de Virtual Assistent (VA) die bestanden automatisch comprimeert. Deze assistent verkleint de bestandsgrootte van je beeldmateriaal in SharePoint, zonder de kwaliteit te verliezen. Hiermee voorkom je dat je opslagruimte onnodig volloopt. Bovendien kun je het comprimeren koppelen aan een archiveringsassistent, zodat oudere bestanden automatisch gearchiveerd en gecomprimeerd worden.
Met behulp van jouw VA kun je een workflow instellen die het comprimeren eenvoudig maakt. Zodra een bestand in een specifieke map wordt geplaatst, triggert de workflow een proces waarin het bestand automatisch wordt gecomprimeerd in grootte en resolutie. Hoe hoger de resolutie (weergegeven in dpi, dots per inch), hoe scherper en gedetailleerder een afbeelding eruitziet. Het bestand wordt gecomprimeerd bewaard, maar bij het openen wordt het direct getoond in de oorspronkelijke grootte en resolutie.
Dit proces kan incidenteel worden uitgevoerd of periodiek voor een hele verzameling bestanden. Denk hierbij aan beeldmateriaal van projecten van 5 – 10 jaar geleden dat nog wel beschikbaar moet blijven, maar minder vaak wordt gebruikt.
De voordelen zijn groot
• Ruimte besparen: minder opslagkosten door gecomprimeerde bestanden.
• Efficiënt werken: bestanden blijven snel toegankelijk en klaar voor gebruik.
• Gemak en controle: workflows nemen handmatig werk uit handen, terwijl je altijd overzicht houdt.
Het comprimeren van bestanden kan ook deel uitmaken van een breder archiveringsbeleid. Door bestanden te verkleinen voordat ze gearchiveerd worden, behoud je een georganiseerde en efficiënte werkomgeving, zonder dataverlies.
Loop jij tegen dit probleem aan? Boek een afspraak in de agenda van onze consultant om de mogelijkheden van de Virtual Assistent te bespreken. Samen maken we jouw SharePoint-omgeving overzichtelijk, betaalbaar en toekomstbestendig!
